「事務職って地味に見えるけど、意外と大変…」そう感じたことはありませんか？
毎日のルーチンワーク、突然の依頼、ミスできないプレッシャー…。
でも、ちょっとした工夫で仕事の効率がグッと上がり、「仕事ができる人」と評価されるようになります！
本記事では、事務職で「デキる人」になるためのスキルや習慣、NG行動まで徹底解説。
明日からすぐに実践できるポイントを紹介します。
あなたも周囲から頼られる事務職を目指しませんか？
Contents
はじめに：事務職で「仕事ができる人」とは？
仕事ができる人の事務スキルとは？効率的に働くコツを解説！
事務職は、企業や組織の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。
書類作成やデータ入力、電話対応など、一見シンプルに見える業務が多いですが、「仕事ができる事務職」と「そうでない事務職」では大きな差が生まれます。
では、どのような人が「仕事ができる事務」と評価されるのでしょうか？
本記事では、事務職に求められるスキルや、効率的に働くための具体的な方法を解説します。
事務職に求められるスキルとは？
事務職の役割と業務内容
事務職は、会社の運営を支える「縁の下の力持ち」のような存在です。
具体的な業務には、以下のようなものがあります。
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書類作成・データ入力
取引先との契約書、請求書、社内資料の作成など、正確さが求められる業務が多い。 -
電話・メール対応
社内外の人とやり取りをするため、適切な敬語や分かりやすい説明が必要。 -
スケジュール管理・庶務
会議の調整や備品管理など、細かい調整が発生する業務も多い。 -
経理・総務の補助業務
会社によっては、経費精算や社会保険手続きなどの補助を行うことも。
このように、事務職の業務は幅広く、正確さやコミュニケーション能力、効率的な仕事の進め方が求められます。
「仕事ができる事務」と評価される人の特徴
では、同じ事務職でも「仕事ができる人」と評価されるのはどんな人でしょうか？
以下のような特徴がある人は、周囲から信頼されやすくなります。
-
ミスが少なく、正確に仕事をこなせる
- ダブルチェックを徹底し、細かいミスを防ぐ。
- ルーチンワークでも気を抜かず、集中力を保つ。
-
優先順位を考え、効率よく仕事を進める
- 重要な仕事と急ぎの仕事を見極め、適切な順番で処理する。
- タスクを整理し、ムダな時間を減らす。
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コミュニケーション能力が高い
- 上司や同僚、他部署との連携がスムーズにできる。
- わかりやすい報告・連絡・相談（ホウレンソウ）を徹底する。
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PCスキルを活かして業務効率を上げる
- Excelの関数やショートカットを活用し、作業スピードを上げる。
- テンプレートを作成して、業務の手間を減らす。
-
柔軟に対応できる
- 急な依頼やトラブルにも落ち着いて対応できる。
- 「できません」と断るのではなく、解決策を考える。
このようなスキルを持つ人は、「仕事ができる事務職」として周囲から頼られる存在になります。
本記事で分かること
本記事では、事務職で「仕事ができる」と評価されるための具体的なポイントを詳しく解説します。
-
仕事ができる事務職の特徴
- どのようなスキルや考え方が必要なのか？
- 周囲から信頼されるためには何を意識すべきか？
-
効率的に働くための具体的な方法
- 毎日の仕事をスムーズに進めるための習慣
- すぐに実践できる業務効率化のコツ
事務職で「もっと仕事ができるようになりたい！」と考えている方は、ぜひ最後まで読んでみてください！
仕事ができる事務職の特徴
事務職の仕事は、単にルーチンワークをこなすだけではなく、効率的に進める工夫や正確性が求められます。
では、「仕事ができる事務職」と評価される人にはどのような特徴があるのでしょうか？
ここでは、優秀な事務職が持っている5つの特徴を詳しく解説します。
優先順位を的確に判断できる
事務職は、複数の業務を同時に進めることが多いため、「どの仕事を優先すべきか」を正しく判断できるかどうかが重要です。
重要な業務とそうでない業務を区別できる
- すべての業務を同じように扱うのではなく、「緊急度」と「重要度」を考えながら優先順位をつける。
- 例えば、「すぐに対応が必要な書類作成」と「後回しにできる備品管理」では、前者を優先する。
- 「重要度は低いが期限が近い仕事」と「重要度は高いが締切に余裕がある仕事」のバランスを考える。
期限を守るためのスケジュール管理術
- ToDoリスト を作成し、優先順位を明確にする。
- カレンダーやタスク管理ツール を活用し、期限を見える化する。
- 突発的な業務が発生しても対応できるように、スケジュールに余裕を持たせる。
コミュニケーション能力が高い
事務職は、社内外の多くの人とやり取りをするため、適切なコミュニケーション能力が求められます。
上司・同僚・他部署との円滑なやり取り
- 仕事を円滑に進めるために、必要な情報を的確に伝えられる。
- 「何を、いつまでに、どうしてほしいのか」をシンプルにまとめる。
- 他部署と連携する際は、相手の業務負担も考慮し、適切なタイミングで依頼をする。
分かりやすいメール・電話対応のコツ
- メールは 結論を先に書く。（例：「〇〇の件、△△までに対応をお願いします」）
- 電話では 簡潔かつ明確に伝える。（例：「△△について確認したく、お時間よろしいでしょうか？」）
- 敬語やマナーを守りつつ、要点を押さえた伝え方 を意識する。
PCスキルが高い
事務職の業務はほとんどPCで行われるため、PCスキルが高いほど仕事の効率が上がります。
Excel・Word・PowerPointの活用術
- Excel：SUM関数、IF関数、VLOOKUP関数を活用し、データ整理を効率化する。
- Word：テンプレートを活用し、書類作成をスピーディーに行う。
- PowerPoint：簡潔で見やすい資料を作成する技術を身につける。
ショートカットキーやマクロで業務効率化
- ショートカットキー を使いこなすことで、作業スピードが向上。（例：Ctrl+C（コピー）、Ctrl+V（貼り付け）など）
- Excelマクロ（VBA） を活用し、定型業務を自動化して時短につなげる。
ミスが少なく正確に業務をこなす
事務職は、書類作成やデータ管理など、正確さが求められる仕事が多いため、ミスを減らす努力が必要です。
ダブルチェックの習慣化
- 重要な書類やデータ入力は、一度作成した後に見直す。
- 自分だけでなく、他の人にもチェックしてもらうことでミスを防ぐ。
- 「印刷して読む」「声に出して確認する」など、異なる方法で確認するのも効果的。
ルーチンワークのミスを減らす工夫
- テンプレートを活用 し、記入ミスを減らす。
- チェックリストを作成 し、必要な項目を確実に確認する。
- 業務の流れを標準化 し、「考えなくても正しい手順が踏める」ようにする。
柔軟な対応力と問題解決能力
事務職は決まった業務だけをこなすのではなく、突発的な依頼や問題にも対応できる柔軟さが求められます。
急な業務変更やトラブルへの対応力
- 予定していた業務が変更になっても、焦らず優先順位を見直す。
- トラブルが発生したときは、すぐに上司や関係者に報告し、適切な対処法を考える。
- 柔軟な対応ができるように、普段から業務の引き継ぎやバックアップを準備しておく。
「分からない」を解決するための行動
- わからないことがあったら、まずは自分で調べる。（社内マニュアル、過去の資料、インターネットなど）
- それでも解決しない場合は、適切な人に質問する。（ただし、「何がわからないのか」を整理してから聞くことが重要）
- 新しい業務に取り組むときは、メモを取り、次回からスムーズに対応できるようにする。
まとめ
「仕事ができる事務職」は、単に与えられた仕事をこなすだけではなく、効率よく、正確に、柔軟に対応できる人 です。
- 優先順位を判断し、計画的に仕事を進める
- コミュニケーションを円滑にし、スムーズな業務連携を図る
- PCスキルを活かし、作業を効率化する
- ミスを防ぐための工夫を徹底する
- 変化に柔軟に対応し、問題を解決する力を持つ
これらのスキルや習慣を意識することで、より「仕事ができる事務職」に近づくことができます。次の章では、具体的にどのようにスキルを向上させればよいのかを詳しく解説します！
仕事ができる事務職になるための習慣
「仕事ができる事務職」になるためには、日々の業務の進め方を工夫し、スキルを磨くことが大切です。ここでは、すぐに実践できる習慣を紹介します。
これらを取り入れることで、効率的かつ正確に仕事をこなせるようになり、職場での評価も上がるはずです。
毎朝5分でタスク整理をする
1日の業務をスムーズに進めるためには、最初の5分でタスクを整理すること が重要です。
無計画で仕事を始めると、緊急の依頼に振り回され、やるべきことが後回しになってしまいます。
ToDoリストの活用方法
ToDoリストを作ることで、「今やるべきこと」が明確になり、抜け漏れを防ぐことができます。
以下のポイントを意識しましょう。
★ 紙のメモ帳 or デジタルツールを活用（Google Keep、Notion、Todoist など）
★ 業務をリスト化し、1つずつ完了させる
★ 完了したタスクはチェックをつけて達成感を得る
優先順位をつけるコツ
タスクの優先順位をつけることで、効率よく仕事を進められます。
以下の方法を試してみてください。
🔹 「緊急度 × 重要度」で分類する
- 重要かつ緊急（最優先で対応）
- 重要だが緊急ではない（計画的に進める）
- 緊急だが重要ではない（誰かに任せる・簡単に済ませる）
- 重要でも緊急でもない（後回し or やらなくてもOK）
🔹 1日の「ゴール」を決める
- 「今日必ず終わらせるタスク」を3つ決めて集中する。
業務の効率化を意識する
事務職の業務は繰り返しが多いため、「手間を省く」意識を持つ ことが重要です。
テンプレートの活用
毎回ゼロから作業すると時間がかかります。以下のように、テンプレートを活用しましょう。
☆ メールテンプレート
- よく使う定型文を登録して、文面作成の手間を削減。
☆ Excel・Wordのフォーマット化
- 申請書、報告書、議事録などをテンプレート化して統一。
☆ ファイル・フォルダの整理
- よく使う資料をフォルダ分けし、すぐに見つけられるようにする。
ルーチン作業を自動化する方法
同じ作業を繰り返す場合は、自動化 を取り入れることで時間を節約できます。
◇ Excelの活用
- 関数（SUM、IF、VLOOKUP など）を使ってデータ処理を効率化。
- マクロ（VBA） で定型作業をワンクリックで完了。
◇ ツールを使う
- Googleフォーム でデータ収集を簡単にする。
- チャットボット（Slack、ChatGPT など） を使って問い合わせ対応を自動化。
◇ タイピング速度を上げる
- ショートカットキー（Ctrl+C、Ctrl+V など）を習得。
- 音声入力や辞書登録 を活用して、入力の手間を減らす。
日々のスキルアップを怠らない
事務職として成長し続けるためには、日々のスキルアップが欠かせません。
無料で学べるExcel・事務スキル講座
事務職のスキルアップには、独学で学べるオンライン講座 を活用するのがオススメです。
◆ Excelスキルを学ぶ無料サイト
- YouTube（「Excel 使い方 初心者」で検索）
- Udemy（無料講座）
- Microsoft公式のExcelチュートリアル
◆ ビジネスマナーを学ぶサイト
- ビジネスマナー研修のYouTube動画
- 日経ビジネス電子版（無料記事あり）
◆ コミュニケーション力を鍛える方法
- 敬語の使い方を学ぶ本を読む
- ロールプレイ形式で電話対応を練習
最新の業務ツールを活用する
ITツールを活用することで、業務効率を大幅に向上できます。
🔹 タスク管理ツール（Trello、Asana、Notion）
🔹 オンライン会議ツール（Zoom、Google Meet）
🔹 クラウドストレージ（Google Drive、OneDrive）
これらのツールを活用することで、チーム内での情報共有がスムーズになり、より効率的に仕事が進められます。
まとめ
仕事ができる事務職になるためには、日々の習慣が大切 です。
★ 毎朝5分でタスク整理をし、優先順位を明確にする
★ 業務を効率化し、テンプレートや自動化を活用する
★ 継続的にスキルアップし、新しいツールを取り入れる
「ちょっとした工夫」を積み重ねることで、確実に仕事の質が向上し、周囲からも信頼される事務職になれます。今日から実践してみましょう！
まとめ：仕事ができる事務職を目指して
事務職として「仕事ができる人」と評価されるためには、日々の習慣や意識の持ち方が重要 です。業務を効率的に進め、ミスを減らし、職場で信頼される存在になるために、今回紹介したポイントを振り返ってみましょう。
事務職の仕事ができる人の特徴と習慣をおさらい
★ 優先順位を的確に判断できる
→ 「緊急度 × 重要度」でタスクを整理し、効率的に進める
★ コミュニケーション能力が高い
→ 上司や他部署と円滑に連携し、分かりやすいメール・電話対応を心がける
★ PCスキルが高い
→ Excel・Word・PowerPointを活用し、作業をスピードアップする
★ ミスが少なく正確に業務をこなす
→ ダブルチェックを徹底し、チェックリストを活用する
★ 柔軟な対応力と問題解決能力を持つ
→ 急な業務変更やトラブルにも冷静に対処する
そして、NG行動を避けることも大切です。
❌ なんでも引き受けすぎてしまう → 上手に「NO」を伝える習慣をつける
❌ 指示待ちになってしまう → 自分から積極的に行動し、先回りする
❌ ミスを放置してしまう → すぐに報告・修正し、次に活かす工夫をする
今日からできる業務効率化の第一歩
「仕事ができる事務職」になるためには、今すぐに実践できる小さな工夫 から始めることが大切です。
◇ まずは、以下の3つを実践してみましょう！
1️⃣ 毎朝5分のタスク整理を習慣にする
→ ToDoリストを作り、優先順位を明確にする
2️⃣ テンプレートやショートカットキーを活用する
→ 業務の自動化・効率化を意識し、ムダな作業を減らす
3️⃣ スキルアップのための学習を始める
→ 無料のExcel講座や事務スキル研修を活用して成長する
小さな改善を積み重ねることで、確実に仕事の質が向上し、「頼れる事務職」として評価されるようになります！
常に成長を意識することで、より評価される事務職に！
事務職は、決められた仕事をこなすだけではなく、「どうすればもっと効率よくできるか？」を考え、成長し続けることが大切 です。
◇ 成長し続けるためのポイント
- 業務の改善点を常に探す（「この作業、もっと楽にできないかな？」）
- 新しいツールやスキルを積極的に学ぶ（ITツールの活用、業務自動化など）
- 周囲とのコミュニケーションを大切にする（「この仕事の進め方、どう思いますか？」と意見を聞く）
「仕事ができる事務職」として評価される人は、常に学び続け、工夫し、成長しようとする姿勢 を持っています。
日々の積み重ねが、未来の自分を大きく変えていくはずです。
最後に…
「仕事ができる事務職」になることは、一朝一夕でできることではありません。
しかし、日々のちょっとした工夫や習慣を変えるだけで、確実に成長し、周囲からの信頼を得られるようになります。
さあ、今日からできることを一つずつ始めて、「仕事ができる事務職」を目指しましょう！
事務職で「仕事ができる人」と評価されるには、効率的な業務の進め方・正確さ・コミュニケーション力 が鍵になります。
毎朝のタスク整理やテンプレート活用、スキルアップを意識するだけで、仕事の質は大きく変わります。
また、NG行動を避け、自分から積極的に動くことも大切です。
小さな改善を積み重ねることで、確実に成長し、周囲から信頼される事務職になれます。
今日から実践し、「デキる事務職」を目指しましょう！